Deze maand vier ik mijn 25 jarig werkjubileum. Daarvan had ik 20 jaar altijd ergens een adviserende rol en voorlopig blijft dat ook nog wel zo. Maar dat betekent niet dat ik ook al die tijd op dezelfde manier adviseer. Integendeel!

Gewoon lekker werken

De eerste 5 jaar had ik vooral operationele banen: transportplanner, afdelingssecretaresse, medewerker orderverwerking. Gewoon lekker doorwerken met deadlines en zorgen dat de klanten tevreden zijn. In die tijd kwam ik er ook achter dat ik er vaak wel wat van vond, hoe het werk georganiseerd was. Dat kon beter!

De bedrijfskundig dienstverlener

In die tijd maakte ik de overstap van werken in processen naar werken aan processen. Ik begon met het schrijven van handboeken voor inkoop- en voorraadbeheer processen. Daarna een proces over hoe een systeem voor voorraadbeheer en distributie (tegenwoordig noemen we dat functioneel ontwerp, veel beter). Veelal ging dit nog vanachter mijn eigen bureau, met hier en daar een interview op de werkvloer. Vaak werd er dan nog door de manager of opdrachtgever expliciet bij vermeld wie je wel en wie je vooral niet moest interviewen. Vaak vond ik dat juist de reden om even bij die betreffende persoon langs te gaan!

Ik ging werken bij een bureau waardoor er Consultant op mijn visitekaartje kwam te staan, dat klinkt goed! Mijn kennis over processen beschrijven wordt hier uitgebreid door de kennismaking met het zogenaamde INK model, waardoor zo’n proces beschrijven veel meer context kreeg. Ook leerde ik hier projectmatig werken waardoor er geen sprake meer was van losse acties maar een plan met een beschreven doel en gewenst resultaat in het vooruitzicht. Nog steeds was er wel sprake van “selectieve deelname” als het over input ging. De “lastige” mensen mocht ik nog steeds niet spreken…

Van bedrijfskundig dienstverlener naar organisatieadviseur

Ik maakte de overstap naar gemeenteland waar ik me wederom met processen en informatiemanagement bezighield. Het leukste vond ik om met zoveel mogelijk betrokkenen over hun werk te praten, en om te weten te komen waar ze nu het meeste last van hadden en welke ideeën ze zelf hadden om dat beter te doen. Van de uitputtende beschrijvingen in multomappen blijft niet veel meer over, het enige wat ik nog op papier zette zijn een paar stappen, welk resultaat het proces moet opleveren en wat maakt dat mensen aan het werk gaan. Nog iets over informatie die je nodig hebt en hulpmiddelen die je gebruikt en dat was het wel. Ik wilde wel steeds beter kunnen adviseren over processen en wat je ermee kunt doen, en waar het andere processen raakt. Ik ging op adviesvaardigheden-cursus, samen met een aantal collega’s vanuit andere vakgebieden. Het was heel waardevol, niet alleen de inhoud van de cursus, maar ook de ontmoeting met collega-adviseurs. Herkenning over manoeuvreren in krachtenvelden en het “te laat” ingeschakeld worden bij een project, we hadden er allemaal ervaring mee. Ook kregen we allemaal een Insights profiel, het leek wel magie! (De eerste keer is zo’n test ook het leukst, daarna wordt het minder. Net zoals met een goocheltruc die je uitgelegd ziet op tv).

Ik wilde mensen steeds meer de regie over hun eigen processen laten nemen, maar dat betekende ook dat ik iets moest loslaten en opruimen. Na die eerste cursus had het vak adviseren me niet meer losgelaten, ik had sterk het gevoel dat ik daar meer mee moest. Ik ging weer op (gevorderden)cursus, dit keer alleen en met een kijkje in de keuken van interne adviseurs uit andere organisaties. Ook hier weer herkenning alom. Het was ook de tijd waarin in mijn werkkring de rol en de toegevoegde waarde van de interne adviseurs (alle middelenfuncties) een hot item waren. Ooit begonnen vanuit een directiemodel (iedere directie had zijn eigen middelenfuncties) naar centralisatie (grote stafafdeling waarbij iedere medewerker ineens adviseur werd) en vervolgens een opsplitsing naar adviserende rol (nog in huis) en operationele taken (uitbesteed in aparte werkmaatschappij). Hoe borg je nog de kwaliteit van je adviezen als je in plaats van collega’s ineens in een opdrachtgever/opdrachtnemer relatie zit en iedere vakgroep zijn eigen plannen en belangen heeft? En die belangen strookten meestal niet met de belangen voor onze klanten, op een of andere manier. Het was voor mij tijd om te besluiten hoe ik nu verder ging.

In mijn master afstudeeronderzoek (dit keer een opleiding over management en innovatie) had ik onderzocht hoe het nu zat met ons als  interne adviseurs. Etaleren wij onze kennis vooral of adviseren wij ook echt? En in hoeverre hebben we oog voor onze context? Een context die tegenwoordig, vooral in het publieke domein (onderwijs, zorg etc) aan continue verandering onderhevig is. Veranderde wetgeving, minder budget, krappe arbeidsmarkt, klantparticipatie en veel visies en ideeën. Hoe ver kom je dan nog met de inhoudelijke kennis van je vak (als HR, finance of juridisch). Lukt dat allemaal nog op de manier waarop we gewend waren te werken, en wat is er dan wel nodig?

Van organisatieadviseur naar hofnar?

Ik nam ontslag en besloot me, met mijn inmiddels ruime ervaring in en kennis over intern adviseren mijn eigen bedrijf te beginnen en me volledig te richten op staf- en bestuursmedewerkers binnen het onderwijs.

Dat is spannend. Want ik heb zelf nog nooit binnen het onderwijs gewerkt. Maar tegelijkertijd ook een kracht. Want ik kan allerlei “rare” en soms confronterende vragen stellen. En dat is nou precies waar ik goed in ben, en altijd beter wil worden. En ik heb een direct belang, met 2 kinderen die volop onderwijs genieten.

Mijn aanpak kenmerkt zich door luisteren en vragen stellen, een speelse aanpak en het voorhouden van een spiegel. Een opleiding tot hofnar bestaat geloof ik niet, maar ik denk dat ik er informeel al wel aan begonnen ben…

 

Merken jullie nu dat je vooral vanuit je vakinhoud aan het adviseren bent en dat je het allemaal alleen moet doen? Dat je met je collega’s “vecht” om de tijd en beschikbaarheid van je interne klanten in plaats van dat jullie gezamenlijk werken aan een opgave? Bedenk dan dat jullie allemaal dezelfde opdracht hebben, namelijk ervoor zorgen dat er zo goed mogelijk onderwijs of zorg wordt gegeven. Ik kan jullie helpen om op het juiste moment over de juiste zaken in gesprek te gaan. Zodat jullie weer echt kunnen gaan adviseren in plaats van brandjes te blussen.

 

Wil je weten wat ik voor jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact met me op, dan plannen we een vrijblijvend kennismakingsgesprek in!

Karin met de Brugse zot